Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

• Responsable: Sofias Software
• Titular: Santiago Hernandez Arredondo (Persona natural comerciante)
• NIT: 1053831719-6
• Matrícula mercantil: 254791 · Cámara de Comercio de Manizales por Caldas
• Actividad CIIU: 6209 · Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos
• Domicilio: VDA La Aurora CA 1, Barrio La Aurora, Manizales, Caldas, Colombia
• Representante / fundador: Santiago Hernández
• Correo de privacidad: contacto@sofias.dev
• Teléfonos: WhatsApp y ventas: +57 324 443 7639 (llamar)Línea registrada: +57 304 422 1611
• Sitio web: https://sofias.dev

Esta Política aplica a los datos personales que tratamos a través de:

• Los chatbots y bandejas de atención por WhatsApp que desarrollamos y operamos para empresas clientes, y nuestros propios chatbots de demostración.
• El sitio web sofias.dev y los canales de contacto de Sofias.

• Sofias Software desarrolla y opera chatbots y bandejas de atención para empresas (nuestros clientes) sobre la WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta.
• Cuando operamos el WhatsApp de un cliente, procesamos los mensajes en nombre de ese cliente, siguiendo sus instrucciones. En ese caso el cliente es el Responsable del tratamiento y Sofias Software actúa como Encargado del tratamiento (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013).
• En nuestros propios chatbots de demostración (sofias.dev/demos), Sofias Software es el Responsable.
• Datos que tratamos a través de WhatsApp: número de teléfono, nombre de perfil de WhatsApp, contenido de los mensajes (texto, notas de voz, imágenes y documentos), fecha y hora de los mensajes, estados de entrega y lectura, y la información que la persona comparta durante la conversación (por ejemplo, datos para agendar una cita, hacer un pedido o radicar una PQR).
• Finalidades: responder consultas, agendar y recordar citas, gestionar pedidos, pagos y solicitudes postventa, permitir que un asesor humano continúe la conversación, enviar mensajes transaccionales y de seguimiento autorizados, y medir la calidad del servicio. No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.
• Las notas de voz pueden transcribirse a texto y las imágenes pueden analizarse con herramientas de inteligencia artificial solo para responder la solicitud de la persona.

Si visitas sofias.dev, podríamos recolectar datos técnicos básicos de navegación (como dirección IP o datos de uso) mediante cookies o tecnologías similares. No solicitamos ni tratamos deliberadamente datos sensibles; te pedimos no compartir ese tipo de información a través de los chatbots.

• Cuando un cliente conecta su cuenta de WhatsApp Business a nuestra plataforma (por ejemplo, mediante el registro integrado de Meta), accedemos, con su autorización, a los identificadores de su cuenta de WhatsApp Business y de su número, sus plantillas de mensajes, la configuración del número y los webhooks, únicamente para prestar el servicio contratado.
• El cliente conserva la propiedad y el control total de su cuenta de WhatsApp Business y puede revocar el acceso en cualquier momento desde su configuración de Meta Business.
• Tratamos estos datos conforme a los Términos de la Plataforma de Meta y a las políticas de WhatsApp Business.

Al iniciar una conversación con un chatbot operado por Sofias y proporcionarnos tus datos, autorizas su tratamiento conforme a esta Política (o a la del cliente Responsable), de manera previa, expresa e informada, según lo exige la Ley 1581 de 2012. Puedes revocar esa autorización en cualquier momento (ver Tus derechos).

Para prestar el servicio compartimos datos únicamente con proveedores que actúan por cuenta nuestra o de nuestros clientes:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) para enviar y recibir mensajes.
• Proveedores de infraestructura en la nube (servidores y base de datos Supabase) para alojar la plataforma y los registros de las conversaciones.
• Google (Google Workspace: Calendar, Drive, Sheets, Gmail) para agendas, archivos recibidos y avisos internos.
• Proveedores de modelos de inteligencia artificial para generar respuestas, transcribir audios y analizar imágenes.
• Pasarelas de pago, cuando la persona decide pagar un pedido.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar datos fuera de Colombia; en esos casos exigimos medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas (transferencia/transmisión internacional de datos).

• Usamos conexiones cifradas (HTTPS), validamos la autenticidad de los mensajes que recibimos de Meta, restringimos el acceso a los datos al personal autorizado y guardamos las credenciales fuera del código.
• Los archivos multimedia (notas de voz e imágenes) se eliminan a los 90 días. Los registros de conversación se conservan mientras sean necesarios para la finalidad del servicio o según lo defina el cliente Responsable, y luego se eliminan o anonimizan.

Conforme a la Ley 1581 de 2012, puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, revocar la autorización, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre el uso de tus datos y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Si tu conversación fue con el WhatsApp de uno de nuestros clientes, puedes dirigirte a ese cliente o a nosotros y trasladaremos tu solicitud.

• Verificaremos la solicitud y eliminaremos tus datos personales de nuestros sistemas en un plazo máximo de 15 días hábiles, salvo aquellos que debamos conservar por obligación legal. Te confirmaremos por el mismo medio cuando se haya completado.
• También puedes escribir "borrar mis datos" en el chat y un asesor gestionará tu solicitud.

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de edad y a representantes de empresas. No recolectamos conscientemente datos de menores de edad; si detectamos que lo hemos hecho, procederemos a eliminarlos.

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales o en nuestros servicios. Publicaremos la versión vigente en sofias.dev con su fecha de última actualización. Te recomendamos revisarla periódicamente.

• Responsable: Sofias Software
• Correo: contacto@sofias.dev
• Teléfonos: WhatsApp y ventas: +57 324 443 7639 (llamar)Línea registrada: +57 304 422 1611
• Sitio: https://sofias.dev

• We build and operate WhatsApp chatbots for businesses using the WhatsApp Business Platform (Cloud API).
• We process WhatsApp messages on behalf of our business customers, who are the data controllers; for our own demo bots, Sofias Software is the controller.
• We process phone numbers, WhatsApp profile names, message content (text, voice notes, images, documents), timestamps, delivery/read statuses and information users share in the conversation.
• We do not sell personal data or use it for third-party advertising.
• Processors: Meta (WhatsApp Business Platform), cloud infrastructure (Supabase), Google Workspace, AI model providers and payment gateways.
• To request data deletion, email contacto@sofias.dev with the subject "Eliminación de datos"; requests are completed within 15 business days. See deletion instructions.